Ein Ausfall des Computersystems in der Zentralen Notaufnahme wurde simuliert, um Abläufe auch mit "Stift und Papier" zu prüfen.
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Eingefleischte Fans der amerikanischen Drama-Fernsehserie „Emergency Room“, die in einer Notaufnahme eines fiktiven Krankenhauses in Chicago spielt, kennen es nur zu gut: Das handbeschriebene Whiteboard. Auf dem wird stets aktuell eingetragen, welcher Arzt in welchem Raum gerade welchen Patienten behandelt. Während heutzutage diese Übersichten üblicherweise auf Bildschirmen elektronisch erstellt und angezeigt werden, gibt es immer noch Situationen, wo das Whiteboard dann doch wieder zu seiner alten Aufgabe kommt.
Die Zentrale Notaufnahme des Siloah St. Trudpert Klinikums hat unter anderem die Einbindung eines handbeschriebenen Whiteboards in einem vierstündigen Training geprobt. Für den Stresstest galt die Annahme, dass das gesamte elektronische System ausgefallen sei und das gesamte Team „zurück zu Stift und Papier“ wechseln musste anstatt zur digitalen Patientenakte.
Das mitunter wichtigste Arbeitsinstrument wurde dabei eben das Whiteboard an der Wand, auf dem alle Patientenzugänge, Beschwerden sowie zuständige Abteilungen und Ärzte von Arzthelferin Andrea Fritz vermerkt wurden. Sie triagierte die Patienten, entschied anhand festgelegter Kriterien, welcher Fall sofort eine Versorgung erfordert und welcher eine gewisse Wartezeit erlaubt. Statt die Versichertenkarte automatisch einzulesen, musste sie nun sämtliche Daten der Patienten handschriftlich erfassen. Was die PC-Maske Schritt für Schritt automatisch abfragt, musste sie per Formular abfragen, eintragen und die Informationen auf das Board übertragen. Wurde das Patientenidentifikationsband zuvor einfach per Mausklick ausgedruckt, musste es nun auch per Hand beschriftet werden. „Es ist deutlich mehr Schreibarbeit zu leisten. Die Übung zeigt einem sehr gut, wie arbeitserleichternd digitale Systeme einfach sind“, beschrieb Andrea Fritz.
Weil diese und weitere Abläufe durch einen Systemausfall komplexer werden, war es notwendig, personelle Unterstützung aus anderen Abteilungen und Stationen anzufordern. So griff Elisabeth Waltrich, verantwortlich für das Qualitätsmanagement im Krankenhaus, ihrer Kollegin Andrea Fritz unter die Arme, indem sie Kopien anfertigte, den Patienten, die von Schülerinnen und Schülern des Bildungszentrums für Pflegeberufe gespielt wurden, Armbänder anlegte, sie zum Behandlungsplatz führte und mit ihr den Überblick über das analoge Whiteboard behielt.
„Die Übung hat gezeigt, dass die Schnittstelle der ZNA zu den weiteren Abteilungen auch bei einem Systemausfall gut funktioniert. Alle Anforderungen für die Diagnostik in der Radiologie oder im Labor mussten die Kolleginnen und Kollegen per Formular überreichen, statt digital anzufordern. Das hat natürlich zum Teil auch zu vermehrten Rückfragen zwischen den Kolleginnen und Kollegen geführt und uns gleichzeitig sehr gut gezeigt, wo wir Optimierungen im Ablauf und Kommunikationsfluss vornehmen können, um für den Ernstfall vorbereitet zu sein“, so Dr. Cornelius Ehmann, leitender Oberarzt der Notaufnahme.
