Pforzheim setzt neue Standards für effizientes Onboarding und Prozesse in der Verwaltung.
(Lesezeit: 3 Minuten)Nach sechs intensiven Monaten hat das Amt für öffentliche Ordnung der Stadt Pforzheim das Projekt „Prozessmanagement Integration“ erfolgreich abgeschlossen. Mit Unterstützung von Dustin Savarino, der als „Integrationsmacher“ das Projekt der Lokalprojekte gGmbH leitete, wurden bedeutende Verbesserungen im Onboarding neuer Mitarbeitender und in den Verwaltungsprozessen erzielt. „Ich bin stolz darauf, was wir als Team in diesem kurzen Zeitraum erreicht haben“, so Savarino.
Thomas Köder, kommissarischer Leiter der Abteilung für Migration und Flüchtlinge, hebt hervor, wie gewinnbringend die Unterstützung durch Lokalprojekte war: „Wir haben wertvolle Impulse für die Optimierung unserer Abläufe erhalten. Schon jetzt sehen wir Erfolge und können die Einarbeitung neuer Teammitglieder effizienter gestalten. Doch das ist erst der Anfang. Es gibt noch viel zu tun, aber wir sind motiviert, Herausforderungen mit passenden Lösungen zu begegnen.“ Durch das Projekt, das von der initialen Erstellung einer Prozesslandkarte bis zu umfangreichen Prozessmodellierungen führte, seien weitere Optimierungspotenziale erkannt worden, die das Amt nun weiterverfolgen werde.
Die erreichten Meilensteine umfassen vereinfachte Zugänge zu Informationen, die Etablierung einer zentralen Anlaufstelle bei Fragen und die Optimierung von Arbeitsabläufen. Des Weiteren hat das Projektteam die Außenwirkung durch strukturiertes Wissen auf der Website der Stadt verbessert, was den Bürgerinnen und Bürgern den Zugang zu Dienstleistungen erleichtert. Ein „Anliegenfinder“ im Eingangsbereich des Alten Rathauses soll darüber hinaus nicht nur „Klarheit und Orientierung“ für ausländische Bürgerinnen und Bürger, sondern auch die Grundlage für eine zukünftige digitale Umsetzung darstellen.
Zusätzlich hat das Projekt dazu beigetragen, ein generelles Verständnis für Prozessmanagement zu etablieren, das die Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung und Effizienzsteigerung bildet. Jürgen Beck, Leiter des Amts für öffentliche Ordnung, betont: „Das Amt für öffentliche Ordnung zieht enormen Nutzen aus den gewonnenen Projekterfahrungen, gerade im Hinblick auf das konkrete Vorgehen auch in weiteren Abteilungen“. Das Projekt „Prozessmanagement Integration“ demonstriere eindrucksvoll, wie durch gemeinschaftliches Engagement und innovative Ansätze Verbesserungen in der Verwaltung realisiert werden können. Ein besonderes Augenmerk liegt auf der sofortigen Nutzbarkeit der erarbeiteten Prozesse für neue Teammitglieder. So bestätigt Patrick Paré, Leiter der zentralen Verwaltungsabteilung: „Dank der genutzten Prozess-Software ist ein gemeinsamer Zugang zu den Prozessen möglich, was einzelne Notizbücher überflüssig macht.“
Quelle(n): pm
